Information Technology Project Management, Eighth Edition (bản dịch: tiếng Việt)

Information Technology Project Management, Eighth Edition (bản dịch: tiếng Việt)

Nhiều tổ chức ngày nay có một mối quan tâm mới hoặc đổi mới trong quản lý dự án.
Chi tiêu CNTT trên toàn thế giới là 3,8 nghìn tỷ đô la trong năm 2014, tăng 3,2% so với chi tiêu năm 2013.
Viện Quản lý Dự án ước tính nhu cầu về 15,7 triệu việc làm quản lý dự án từ năm 2010 đến 2020, với 6,2 triệu việc làm tại Hoa Kỳ.

Thống kê quản lý dự án
   Năm 2013 (năm gần đây nhất của khảo sát lương PMI,), mức lương trung bình bằng đô la Mỹ cho một người trong nghề quản lý dự án là 108.000 đô la Mỹ mỗi năm tại Hoa Kỳ; $ 134,658 ở Úc, (quốc gia được trả lương cao nhất); và $ 24,201 ở Ai Cập (quốc gia được trả lương thấp nhất).
Các kỹ năng hàng đầu mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở sinh viên mới tốt nghiệp đại học đều liên quan đến quản lý dự án: làm việc theo nhóm, ra quyết định, giải quyết vấn đề và giao tiếp bằng lời nói.
Các tổ chức lãng phí 109 triệu đô la cho mỗi 1 tỷ đô la chi cho các dự án, theo báo cáo của PMI's Pulse của Profession®.

Động lực học tập Quản lý dự án Công nghệ thông tin (CNTT)
    Các dự án CNTT có một hồ sơ theo dõi khủng khiếp, như được mô tả trong What Went Wrong?
Một nghiên cứu của Nhóm Standish năm 1995 (CHAOS) cho thấy chỉ có 16,2% dự án CNTT thành công trong việc đáp ứng các mục tiêu về thời gian, thời gian và chi phí; hơn 31% dự án CNTT đã bị hủy trước khi hoàn thành.
Một nghiên cứu của PricewaterhouseCoopers cho thấy, một nửa trong số tất cả các dự án thất bại và chỉ có 2,5% các công ty luôn đạt được mục tiêu về phạm vi, thời gian và mục tiêu chi phí cho tất cả các loại dự án.

Ưu điểm của việc sử dụng Quản lý dự án

• Kiểm soát tốt hơn các nguồn tài chính, vật chất và nhân lực
• Cải thiện quan hệ khách hàng
• Thời gian phát triển ngắn hơn
• Giá rẻ
• Chất lượng cao hơn và tăng độ tin cậy
• Tỷ suất lợi nhuận cao hơn
• Cải thiện năng suất
• Phối hợp nội bộ tốt hơn
• Tinh thần làm việc cao hơn

Dự án là gì?
   Một dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất(PMBOK® Guide, Fifth Edition, 2013).
Hoạt động là công việc được thực hiện để duy trì kinh doanh.
Dự án kết thúc khi mục tiêu của họ đã đạt được hoặc dự án bị yêu cầu chấm dứt.
Các dự án có thể lớn hoặc nhỏ và cần một thời gian ngắn hoặc dài để hoàn thành.

Thuộc tính dự án
Một dự án

• có một mục đích duy nhất
• là tạm thời(temporary)
• được phát triển bằng cách phát triển dần dần
• đòi hỏi tài nguyên, thường là từ các lĩnh vực khác nhau
• nên có một khách hàng chính hoặc nhà tài trợ
• Nhà tài trợ dự án thường cung cấp phương hướng và tài trợ cho dự án
• liên quan đến sự không chắc chắn

Dự án và quản lý dự án

  Người quản lý dự án làm việc với các nhà tài trợ dự án, nhóm dự án và những người khác tham gia vào một dự án để đáp ứng các mục tiêu của dự án
Program: nhóm các dự án liên quan được quản lý theo cách phối hợp để có được lợi ích và kiểm soát không có sẵn từ việc quản lý chúng riêng lẻ (PMBOK® Guide, Fifth Edition, 2013)
Quản lý dự án giám sát các chương trình; thường đóng vai trò là boss cho các nhà quản lý dự án

Quản lý dự án là gì?
  Quản lý dự án là ứng dụng của Kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động của dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án, (PMBOK® Guide, Fourth Edition, 2013).
Các nhà quản lý dự án cần đáp ứng ba ràng buộc(phạm vi dự án, thời gian và mục tiêu chi phí) và cũng tạo điều kiện cho toàn bộ quá trình đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan của dự án.

Các bên liên quan của dự án(Project Stakeholders)
    Các bên liên quan(Stakeholders) là những người liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án.
Các bên liên quan bao gồm:

• nhà tài trợ dự án
• người quản lý dự án
• nhóm dự án
• nhân viên hỗ trợ
• khách hàng
• người dùng
• các nhà cung cấp
• đối thủ của dự án

10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án
    Các lĩnh vực kiến thức mô tả các năng lực chính mà các nhà quản lý dự án phải phát triển.
Người quản lý dự án phải có kiến thức và kỹ năng trong tất cả 10 lĩnh vực kiến thức (project integration, scope, time, cost, quality, human resource, communications, risk, procurement, and stakeholder management) :

• tích hợp dự án
• phạm vi
• thời gian
• Giá cả
• chất lượng
• nguồn nhân lực
• thông tin liên lạc
• rủi ro
• tạp vụ
• quản lý các bên liên quan

Công cụ và kỹ thuật quản lý dự án

   Các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án hỗ trợ các nhà quản lý dự án và các nhóm của họ trong các khía cạnh khác nhau của quản lý dự án.
Một số cụ thể bao gồm:

• Điều lệ dự án(Project charter), tuyên bố phạm vi(scope statement) và WBS (phạm vi)
• Biểu đồ Gantt(Gantt charts), sơ đồ mạng(network diagrams), phân tích đường dẫn quan trọng(critical path analysis), lập lịch chuỗi quan trọng (thời gian)(critical chain scheduling (time))
• Dự toán chi phí và quản lý giá trị kiếm được (chi phí)-Cost estimates and earned value management (cost)

Super Tools
   Super Tools là những công cụ có công dụng cao và tiềm năng cao để cải thiện thành công của dự án, như:

• Software for task scheduling (such as project management software)
• Scope statements
• Requirements analyses
• Lessons-learned reports

Các công cụ đã được sử dụng rộng rãi đã được tìm thấy để cải thiện tầm quan trọng của dự án bao gồm:

• Progress reports
• Kick-off meetings
• Gantt charts
• Change requests

Project Success-Dự án thành công
  Có một số cách để xác định thành công của dự án:

• Dự án đáp ứng các mục tiêu phạm vi, thời gian và chi phí
• Dự án làm hài lòng khách hàng / nhà tài trợ
• Kết quả của dự án đã đáp ứng mục tiêu chính của nó, chẳng hạn như thực hiện hoặc tiết kiệm một số tiền nhất định, mang lại lợi tức đầu tư tốt, hoặc đơn giản là làm cho các nhà tài trợ hài lòng

Điều gì giúp các dự án thành công? *

1. Executive support
2. User involvement
3. Clear business objectives
4. Emotional maturity
5. Optimizing scope
6. Agile process
7. Project management expertise
8. Skilled resources
9. Execution
10. Tools and infrastructure

*The Standish Group, “CHAOS Manifesto 2013: Think Big, Act Small” (2013).

Ba lý do hàng đầu khiến dự án công nghệ liên bang thành công

1. Tài trợ đầy đủ -Adequate funding
2. Chuyên môn nhân viên -Staff expertise
3. Cam kết từ tất cả các bên liên quan -Engagement from all stakeholders

What the Winners Do…
  Kết quả nghiên cứu gần đây cho thấy các công ty vượt trội về khả năng phân phối dự án:

• Sử dụng toolbox quản lý dự án tích hợp (sử dụng các công cụ PM tiêu chuẩn / nâng cao, nhiều mẫu)
• Phát triển các nhà lãnh đạo dự án, nhấn mạnh kinh doanh và kỹ năng mềm
• Phát triển quy trình phân phối dự án hợp lý
• Đo lường sức khỏe dự án bằng các số liệu, như sự hài lòng của khách hàng hoặc lợi tức đầu tư

Quản lý danh mục dự án và chương trình
   Một program là "một nhóm các dự án liên quan được quản lý theo cách phối hợp để có được lợi ích và kiểm soát không khả thi từ việc quản lý chúng riêng lẻ" (PMBOK® Guide, Fifth Edition, 2013)
Một người program manager cung cấp sự lãnh đạo và định hướng cho các nhà quản lý dự án hướng các dự án trong chương trình
Ví dụ về các chương trình phổ biến trong lĩnh vực CNTT bao gồm cơ sở hạ tầng, phát triển ứng dụng và hỗ trợ người dùng

Quản lý danh mục dự án

   Là một phần của quản lý danh mục dự án, tổ chức nhóm và quản lý các dự án và chương trình như một danh mục đầu tư đóng góp cho toàn bộ thành công của doanh nghiệp.
Các nhà quản lý danh mục đầu tư giúp tổ chức của họ đưa ra quyết định đầu tư khôn ngoan bằng cách giúp lựa chọn và phân tích các dự án từ góc độ chiến lược.

Best Practice-Thực hành tốt nhất

  Một cách thực hành tốt nhất là một cách tối ưu được công nhận bởi ngành để đạt được mục tiêu đã nêu hoặc mục tiêu.

Các tổ chức cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án, bao gồm cả hai điều được đề cập trước đó trong chương này:

• Hãy chắc chắn rằng các dự án của bạn được thúc đẩy bởi chiến lược của bạn. Có thể chứng minh làm thế nào mỗi dự án bạn thực hiện phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn và sàng lọc các dự án không mong muốn càng sớm càng tốt.
• Thu hút các bên liên quan của bạn. Bỏ qua các bên liên quan thường dẫn đến thất bại của dự án. Hãy chắc chắn để thu hút các bên liên quan ở tất cả các giai đoạn của dự án và khuyến khích tinh thần đồng đội và cam kết mọi lúc.

Vai trò của người quản lý dự án
    Mô tả công việc khác nhau, nhưng hầu hết bao gồm các trách nhiệm như lập kế hoạch, lịch trình, điều phối và làm việc với mọi người để đạt được mục tiêu của dự án.
Hãy nhớ rằng 97% các dự án thành công được dẫn dắt bởi các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm, những người thường có thể giúp ảnh hưởng đến các yếu tố thành công.

Kỹ năng được đề xuất cho người quản lý dự án

• The Project Management Body of Knowledge.- Kiến thức cốt lõi trong quản lý dự án.
• Application area knowledge, standards, and regulations.-Ứng dụng kiến thức, tiêu chuẩn, và quy định.
• Project environment knowledge.-Kiến thức môi trường dự án.
• General management knowledge and skills.-Kiến thức và kỹ năng quản lý chung.
• Soft skills or human relations skills.-Kỹ năng mềm hoặc kỹ năng quan hệ con người.

10 kỹ năng và năng lực quan trọng nhất cho người quản lý dự án

1. Kỹ năng con người
2. Khả năng lãnh đạo
3. Lắng nghe
4. Chính trực, hành vi đạo đức, kiên định
5. Mạnh mẽ trong việc xây dựng niềm tin
6. Giao tiếp bằng lời nói
7. Mạnh về xây dựng đội
8. Giải quyết xung đột, quản lý xung đột
9. Tư duy phản biện, giải quyết vấn đề
10. Hiểu, cân bằng các ưu tiên

Các kỹ năng khác nhau cần thiết trong các tình huống khác nhau

• Các dự án lớn: Lãnh đạo, kinh nghiệm trước đó có liên quan, lập kế hoạch, kỹ năng con người, giao tiếp bằng lời nói và kỹ năng xây dựng đội ngũ là quan trọng nhất
• Dự án không chắc chắn cao: Quản lý rủi ro, quản lý kỳ vọng, lãnh đạo, kỹ năng con người và kỹ năng lập kế hoạch là quan trọng nhất
• Các dự án rất mới lạ: Lãnh đạo, kỹ năng con người, có tầm nhìn và mục tiêu, sự tự tin, quản lý kỳ vọng và kỹ năng lắng nghe là quan trọng nhất

Tầm quan trọng của kỹ năng lãnh đạo

• Quản lý dự án hiệu quả cung cấp sự lãnh đạo bằng ví dụ
• Một nhà lãnh đạo tập trung vào các mục tiêu dài hạn và các mục tiêu lớn trong khi truyền cảm hứng cho mọi người để đạt được các mục tiêu đó
• Người quản lý xử lý các chi tiết hàng ngày về việc đáp ứng các mục tiêu cụ thể
• Người quản lý dự án thường đảm nhận vai trò của cả người lãnh đạo và người quản lý

Sự khác biệt giữa người quản lý và người lãnh đạo
John Maxwell suggests

• A Manager is a given title -It ascribes authority and responsibility to an individual
• A Leader is an earned role – “Leadership is influence – nothing more nothing less” -A leader is given authority by their followers

John Maxwell gợi ý

• Người quản lý là một chức danh nhất định : Nó quy định thẩm quyền và trách nhiệm cho một cá nhân
• Nhà lãnh đạo là một vai trò kiếm được -Lãnh đạo của người chịu ảnh hưởng - không hơn không kém : Một nhà lãnh đạo được trao quyền bởi những người theo họ

Vấn đề toàn cầu

Một số động lực toàn cầu đang buộc các tổ chức phải suy nghĩ lại về thực tiễn của họ:

• Phát triển tài năng cho các nhà quản lý dự án và chương trình là mối quan tâm hàng đầu
• Quản lý danh mục dự án tốt là rất quan trọng trong điều kiện kinh tế chặt chẽ
• Kỹ thuật quản lý dự án cơ bản là năng lực cốt lõi
• Các tổ chức muốn sử dụng các cách tiếp cận nhanh hơn để quản lý dự án
• Lợi ích hiện thực hóa các dự án là một thước đo quan trọng

Chứng nhận quản lý dự án-Project Management Certification

• PMI cung cấp chứng nhận là Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP)
• Một PMP đã ghi lại đầy đủ kinh nghiệm dự án, đồng ý tuân theo quy tắc đạo đức và vượt qua kỳ thi PMP
• Số người kiếm được chứng chỉ PMP đang tăng nhanh

Đạo đức trong quản lý dự án -Ethics in Project Management

   Đạo đức, được định nghĩa một cách lỏng lẻo, là một tập hợp các nguyên tắc hướng dẫn việc đưa ra quyết định của chúng tôi dựa trên các giá trị cá nhân của những gì là đúng và khắc sai
Người quản lý dự án thường phải đối mặt với những tình huống khó xử về đạo đức
Để có được chứng chỉ PMP, ứng viên phải đồng ý với Quy tắc đạo đức nghề nghiệp và đạo đức nghề nghiệp của PMI
Một số câu hỏi trong kỳ thi PMP có liên quan đến trách nhiệm nghề nghiệp, bao gồm cả đạo đức

Phần mềm quản lý dự án
Có hàng trăm sản phẩm khác nhau để hỗ trợ thực hiện quản lý dự án
Ba loại công cụ chính:

• Các công cụ cấp thấp: Xử lý tốt các dự án đơn hoặc nhỏ hơn, chi phí dưới 200 đô la cho mỗi người dùng
• Công cụ tầm trung: Xử lý nhiều dự án và người dùng, chi phí $ 200- $ 1.000 mỗi người dùng, Project 2013 phổ biến nhất
• Công cụ cao cấp: Còn được gọi là phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp, thường được cấp phép trên cơ sở cho mỗi người dùng
• Một số công cụ miễn phí hoặc nguồn mở cũng có sẵn

Tổng kết

1. Dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất
2. Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động của dự án để đáp ứng yêu cầu của dự án
3. Chương trình là một nhóm các dự án liên quan được quản lý theo cách phối hợp
4. Quản lý danh mục dự án liên quan đến việc tổ chức và quản lý các dự án và chương trình như một danh mục đầu tư
5. Người quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các dự án và tổ chức thành công
6. Nghề quản lý dự án tiếp tục phát triển và trưởng thành

Người dịch: tokyo_ai(NTS)